Loading...
HomeMy WebLinkAboutItem 06.d Date: Item No. Resolution Amending Cellular Telephones Policy Proposed Action Staff recommends adoption of the following motion: Move to approve the amendment to the Cellular Telephones Policy 2.01. Overview The City of Lakeville Cellular Telephones Policy 2.01 defines what is acceptable and unacceptable use of City provided cellular telephones. The policy is being amended to comply with the hands- free cell phone law that was effective August 1, 2019. Employees will be prohibited from using either personal or City provided cellular telephones in violation of Minnesota Statutes sections 169.011 subdivision 94 and 169.475 concerning wireless communications devices and use of wireless communications devices while in the performance of City business. Other language within the policy has also been updated. Employees are required to reimburse the City for personal calls that directly impose charges over and above the City’s cell phone plan. The proposed amendment was also reviewed by legal counsel. Primary Issues to Consider • Amending the cellular telephones policy would comply with hands-free cell phone state law. Supporting Information • Resolution Amending Cellular Telephones Policy 2.01 • Amended Cellular Telephones Policy 2.01 Financial Impact: $ Budgeted: Y☐ N☐ Source: Related Documents: (CIP, ERP, etc.): Envision Lakeville Community Values: Good Value for Public Services Report Completed by: Tammy Schutta, Human Resources Manager August 5, 2019 CITY OF LAKEVILLE RESOLUTION NO. ____ RESOLUTION AMENDING THE CELLULAR TELEPHONES POLICY WHEREAS, the City of Lakeville Cellular Telephones Policy 2.01 defines what is acceptable and unacceptable use of City provided cellular telephones; and WHEREAS, the policy amendment will comply with the hands-free cell phone law that was effective August 1, 2019; and WHEREAS, the policy amendment requires employees to reimburse the City for personal calls that directly impose charges over and above the City’s cell phone plan. NOW, THEREFORE, BE IT RESOLVED that the City Council approves the amendments to Cellular Telephones policy. ADOPTED by the Lakeville City Council this 5th day of August, 2019 ______________________________ Douglas P. Anderson, Mayor _________________________________ Charlene Friedges, City Clerk CELLULAR TELEPHONES Policy 2.01    1) PURPOSE  a) This policy is intended to define acceptable and unacceptable use of City provided cellular  mobile telephones. Its application is to ensure that the use of public property is consistent  with the best interests of the City and its citizens, without unnecessary restriction of  employees in the conduct of their duties.  b) The intent of cellular telephones is to provide for versatility in dealing withconducting City  business, including unusual or urgent circumstances, job tasking to maximize employee  efficiency, to expedite conducting business in working environments outside of the office,  and to provide a public service to citizens in special need.  2) GENERAL POLICY GUIDELINES  a) Employees are encouraged to use the City provided cellular telephones for a legitimate  purpose. Payment for telephone calls made consistent with the purpose and intent are the  responsibility of each individual department.  b) Personal Calls calls will be made and received only when absolutely necessary. Such calls must  not interfere with working operations and are to be completed as quickly as possible.  .Employees must reimburse the City for personal calls that directly impose charges over and    above the City’s cell phone plan.   i) Outgoing Calls. On a limited basis, or as the need arises, an employee may be allowed to  make personal calls. These instances would include notifying someone of unexpected  overtime, medical emergencies, or other work‐related matters. All personal calls much  be kept to a minimum length. The City must be reimbursed on a monthly basis for all  other personal calls.  ii) Incoming Calls. The employee has less discretion when responding to incoming calls.  Incoming calls are considered to be business calls until such time as the employee can  make a determination as to its purpose. If such a call is personal in nature and the  employee elects to continue the conversation, the employee is responsible for  reimbursement.  c) Employees are prohibited from using either personal or City provided cellular telephones in  violation of Minnesota Statutes sections 169.011 subdivision 94 and 169.475 concerning  wireless communications devices and use of wireless communications devices while in the  performance of City business.  d) A vehicle operator is allowed to use a cellular telephone only by voice commands or single‐ touch activation without holding the phone while operating a City or personal vehicle being  used for City business, except as otherwise authorized under Minnesota Statute 169.475.  e) Voice and single‐touch activation may be achieved through paring the cellular telephone to  the vehicle, use of single earphone with a microphone either paired through a Bluetooth  connection or connected by wire to the cellular telephone, or the use of a Bluetooth speaker  with microphone paired to the cellular telephone.  c)   3) VERIFICATION  a) Verification will be made through the utilization of a cellular telephone log. This log will be  completed for all personal calls made or received and turned in to a designated employee of  the department involved on a daily basis. This log will record the following information:  i) Date  ii) Appropriate time call placed/received  iii) Name of responsible employee  a) The Information Technology Department Finance Department will be responsible for reviewing  the  distributing copies of the cellular invoice telephone billing on a monthly basis.  to each  department for verification.  and reimbursement for all personal calls. If there is unusual large  activity/usage, then the report is sent to the department for further review. It will be the  responsibility of the department director to determine and track personal cellular calls and the  reimbursement process for any overages. Department directors should provide employees any  overage reports on a monthly basis. Employees must reimburse the City for personal calls that  directly impose charges over and above the City’s cellular phone plan.   b)   c)b) Proper use and care of City equipment must much be taken to insure the security of a cellular  telephone (which may or may not be portable). To that end, employees must keep their  vehicle locked when not in use.  d)c) Abuse or misuse of such cellular  telephones may be considered as grounds for disciplinary  action under the personnel policy and/or collective bargaining agreements.  CELLULAR TELEPHONES ~ Draft (no redline version) Policy 2.01  1) PURPOSE  a) This policy is intended to define acceptable and unacceptable use of City provided cellular  telephones. Its application is to ensure the use of public property is consistent with the  best interests of the City and its citizens, without unnecessary restriction of employees in  the conduct of their duties.  b) The intent of cellular telephones is to provide for versatility in conducting City business,  including unusual or urgent circumstances, job tasking to maximize employee efficiency,  conducting business in working environments outside of the office, and to provide a public  service to citizens in special need.  2) GENERAL POLICY   a) Employees are encouraged to use the City provided cellular telephones for a legitimate  purpose. Payment for telephone calls made consistent with the purpose and intent are the  responsibility of each individual department.  b) Personal calls will be made and received only when absolutely necessary. Such calls must not  interfere with working operations and are to be completed as quickly as possible. Employees  must reimburse the City for personal calls that directly impose charges over and   above the  City’s cell phone plan.   c) Employees are prohibited from using either personal or City provided cellular telephones in  violation of Minnesota Statutes sections 169.011 subdivision 94 and 169.475 concerning  wireless communications devices and use of wireless communications devices while in the  performance of City business.  d) A vehicle operator is allowed to use a cellular telephone only by voice commands or single‐ touch activation without holding the phone while operating a City or personal vehicle being  used for City business, except as otherwise authorized under Minnesota Statute 169.475.  e) Voice and single‐touch activation may be achieved through paring the cellular telephone to  the vehicle, use of single earphone with a microphone either paired through a Bluetooth  connection or connected by wire to the cellular telephone, or the use of a Bluetooth speaker  with microphone paired to the cellular telephone.  3) VERIFICATION  a) The Information Technology Department will be responsible for reviewing the cellular invoice  on a monthly basis.  If there is unusual large activity/usage, then the report is sent to the  department for further review. It will be the responsibility of the department director to  determine and track personal cellular calls and the reimbursement process for any overages.  Department directors should provide employees any overage reports on a monthly basis.  Employees must reimburse the City for personal calls that directly impose charges over and  above the City’s cellular phone plan.   b) Proper use and care of City equipment must be taken to insure the security of a cellular  telephone  c) Abuse or misuse of such cellular telephones may be considered as grounds for disciplinary  action under the personnel policy and/or collective bargaining agreements.